Qué variables pedir a cada cliente antes del cierre de nóminas

El cálculo de una nómina es lo rápido del mes. Lo que consume los días es lo de antes: reunir lo que solo sabe el cliente y que nadie le ha pedido todavía.

Esta es la lista de lo que cambia cada mes, agrupada por quién lo tiene. Sirve para pedirlo de una vez, el día 20, en lugar de tres veces el día 25.

Lo que cambia cada mes

El tiempo trabajado

• Horas extra y horas complementarias, con el detalle de si se pagan o se compensan con descanso.
• Ausencias: justificadas y no justificadas, y de qué días.
• Permisos retribuidos disfrutados en el periodo.
• Vacaciones efectivamente disfrutadas, que casi nunca coinciden con las planificadas en enero.
• Bajas y altas médicas. Aunque el parte ya no viaje en papel hasta la empresa, tú necesitas saber que existe y desde qué día, porque cambia quién paga cada tramo.

El dinero que no es el salario base

• Comisiones, incentivos y objetivos del periodo, ya cerrados.
• Dietas y kilometraje, separando lo que va exento de lo que no.
• Anticipos entregados durante el mes.
• Retribución en especie: vehículo, seguro médico, tickets de comida o de guardería.

Los movimientos de plantilla

• Altas, con la fecha real de inicio y no la prevista.
• Bajas, con su causa: no es lo mismo un fin de contrato que un despido o una baja voluntaria.
• Cambios de jornada, categoría o salario, y desde qué día.

Lo que el trabajador cuenta y la empresa olvida trasladar

Es la categoría que más disgustos da, porque nadie la considera "una variable de nómina":

• Cambios en la situación familiar que afectan a la retención: un nacimiento, un grado de discapacidad reconocido, un cambio de estado civil.
• Embargos o pensiones de alimentos nuevos.
• Cambio de cuenta bancaria. Trivial hasta que la nómina vuelve devuelta.

Cuándo pedirlo

Pedir el día 20 y no el 25 cambia el mes entero: deja margen para que el cliente pregunte a su gente, y deja margen para que tú revises lo que llega en lugar de teclearlo a contrarreloj.

Hay dos cosas que no pueden esperar al cierre porque tienen su propio calendario:

• El alta en Seguridad Social tiene que estar hecha antes de que la persona empiece a trabajar. Si te enteras el día 25 de alguien que entró el 3, el problema ya no es de nómina.
• Las bajas y las variaciones de datos tienen un plazo propio de tres días naturales.

Por eso conviene separar dos canales: uno para lo urgente, que llega cuando ocurre, y otro para lo mensual, que llega en bloque antes del cierre.

La lista, en una pantalla

Si quieres mandarle algo a tu cliente hoy mismo, esto es lo mínimo:

• Horas extra y complementarias
• Ausencias, permisos y vacaciones disfrutadas
• Bajas y altas médicas del periodo
• Comisiones, incentivos y objetivos
• Dietas, kilometraje y anticipos
• Altas y bajas de personal, con fecha y causa
• Cambios de jornada, categoría o salario
• Cambios personales que afecten a la retención
• Embargos nuevos y cambios de cuenta bancaria

Por qué conviene que no llegue por WhatsApp

No es una manía de orden. Son tres razones concretas.

No queda rastro de quién dijo qué. Cuando algo sale mal —una hora extra que no se pagó, un alta que llegó tarde— hace falta saber cuándo se pidió y cuándo se contestó. Un chat con doscientos mensajes no es un registro.

Ahí viajan datos que no deberían. Una baja médica es un dato de salud y un número de cuenta es un dato bancario. Los tratas como encargado del tratamiento por cuenta de tu cliente, y el canal por el que llegan forma parte de esa responsabilidad.

Se pierde. Lo que se pidió en agosto no se encuentra en noviembre, y el mes siguiente se vuelve a preguntar lo mismo.

La alternativa no es más burocracia: es pedir una sola vez, por escrito, con fecha, y que quede claro qué falta sin tener que releer nada.